[iPadOS] Notion

Come accennato in questo articolo in cui parlavo delle app che uso in ambito lavorativo, ho iniziato ad usare Notion grazie al video di Eric Reinholdt di 30×40 workshop; questa app non mi era nuova, anzi, ed è solo grazie a lui ed al suo template sono tornato ad usarla.

La prima volta Notion mi aveva spaventato parecchio: parlo propriamente di spavento perché appena aperta, mi erano parse subito chiare le infinite possibilità di questa app ed averle tutte sott’occhio senza una guida ha avuto lo stesso effetto di essere buttato in mezzo all’oceano su di una barca, ma senza remi.

Per fortuna i remi me li ha dati Eric ed anzi, con il suo template per architetti, ho parcheggiato la mia barchetta in un posto sicuro.

In pratica

Si può utilizzare Notion in modalità gratuita utilizzando tutte le parti descritte di seguito; partendo dal template gratuito di Eric, ho iniziato ad usare Notion a piccole dosi, ben lungi da me da usare completamente sia il template che l’app stessa.

Sono partito da:

Organizzazione delle settimana

Sono un amante del metodo BuJo[^1] ma non lo applico interamente: mi limito a gestire solo la settimana come orizzonte temporale e l’ho implementato con il template di Eric.

Niente di particolare, cosa alla portata di tutti senza fare salti carpiati all’indietro: si tratta di mettere dei banali To Do (o cose da fare) con a sinistra il classico quadratino in attesa di una spunta.

Con Notion è molto semplice inserire un To Do nella vista settimanale: nel punto in cui si vuole inserire il To do basta digitare "/" sulla tastiera per far comparire il menu contestuale e quindi scegliere la voce To do; una cosa molto interessante è la possibilità di spostare i To Do con un semplice Drag and Drop per riordinare la priorità della giornata.

Viene anche comodo incollare i link degli articoli interessanti o delle suggestion incontrate in giro per la rete nel giorno corrente: per quanto riguarda il link, una volta che vengono incollati nelle pagine di Notion, viene presentato un comodo menu con tre scelte:

  • dismiss: viene incollato il link in formato testo
  • create bookmark: viene creato un bookmark con una piccola anteprima della pagina web, facendo un tap su di essa si naviga da browser
  • create embed: viene creata una anteprima più grande della pagina web, navigabile direttamente all’interno di Notion.

Per le idee, di qualsiasi genere, esiste la voce callout che permette di annotarsi l’idea velocemente e di essere riconosciuta al volo perché viene affiancata da un’icona di lampadina accesa.

Un comodo posto per tenere le cose da guardare in giornata, utile anche per non perdersi nel mare magnum della rete.

Appuntare coseTM

Rimanendo nel template di Eric, nella vista settimana c’è la To Do list.

E a che serve se c’ho già la vista settimanale dei To Do?

La sua funzione è quella di prendere nota molto velocemente delle cose da fare, di cui non si ha ancora ben chiaro il giorno in cui farla, ma sono da fare presto o due soon… per dirla alla Eric.

Questa lista mi piace per due aspetti: si possono impostare dei promemoria con allarme e la lista è facilmente raggiungibile dalla schermata dei Widget di iOS.

Che con la grafica del template di Eric fa la sua figura e l’occhio, come si sa, merita la sua parte!

Inoltre, per gli amanti dell’ordine ci sono campi appositi per inserire link, note, priorità, tag e quant’altro.

Tener d’occhio il lavoro

Mai sentito parlare del metodo kanban? In sintesi è un organizzazione visiva del lavoro, suddivisa per lavori o fasi lavorative che vengono catalogate in tre colonne: da fare, in corso, fatto.

In questo template, alla voce Project Track, potete trovare tra le altre cose l’utilizzo del metodo kanban, suddiviso per progetto ed ulteriormente sviluppato, portando le colonne a 5:

  • Waitlist
  • On the board
  • Complete
  • In costruction
  • Potential

Questo permette di avere tutti vostri progetti in un’unica vista e quindi sotto controllo: da visitare ogni inizio o fine settimana in base alle vostre abitudini.

Lo sviluppo non finisce qui: ogni singolo progetto è una pagina nel quale si può inserire qualsiasi cosa collegato ad esso!

Il Template è molto ricco, tanto che non uso tutte le sue potenzialità: la perla di questo template è la presenza di una scaletta per la progettazione:

  • Predesign
  • Schematic design
  • Design development
  • Construction documemts
  • Construction Observation

Ogni categoria è suddivisa in fasi ed ogni fase è una pagina vuota che aspetta solo di esser compilata: in questo modo Notion diventa anche un utile contenitore di tutto ciò che riguarda il progetto.

SOP

Cos’è? Dietro all’acronimo di Standard Operating Procedure si nascondono tutte le procedure che capita di rifare; non è importante quante volte si debba farla, una o più volte, l’importante è che sia replicabile in una scaletta.

Sulle prime non ero molto convinto della necessità di queste scalette, poi ho capito quando mi è servito davvero.

L’occasione pratica per testare le SOP è arrivata recentemente grazie all’occasione di dover seguire più cantieri per il bonus facciata: la mia attività di supervisione passa da controlli, recupero documentazione, report e stato avanzamento lavori che vengono eseguiti per ogni cantiere.

Si tratta di una specie di automazione della procedura: una volta impostata la prima è salvata come modello base in una pagina di Notion, mi è bastato duplicarla e cambiare il nome per poterla seguire e compilare per ogni cantiere.

Inoltre, avendo anche all’interno di ogni pagina SOP di cantiere un pagina dedicata ai sopralluoghi, posso appuntarmi i punti salienti direttamente dal mio cellulare durante la visita sul posto per poi utilizzarli come scaletta e svolgere il report di quindicinale su iPad o sul Mac, sfruttando la sincronizzazione di Notion.

Questo è un buon esempio e ce ne sono molti altri: i punti da seguire per passare dal comunale all’esecutivo, le impostazioni preferite di lavoro per i rendering o la procedura con relative scadenze per il collaudo del cemento armato. Anche banalmente per segnarsi la procedura per l’installazione di una stampante e dove trovare i driver adatti.

Note finali

Con il mio approdo ad Apple Pencil (grazie ancora di cuore Nicola!) ho un occhio critico nell’implementazione di questo strumento nelle varie app.

In Notion è possibile utilizzare il riconosciento della propria scrittura quando c’è da scrivere del testo.

Purtroppo però non è possibile utilizzare agevolmente Pencil come unico strumento di interfacciamento con l’app rendendo di fatto inutilizzabile Notion con la sola Pencil.

É un peccato. Ho scritto agli sviluppatori chiedendo di supportare meglio Pencil, anche in ottica della possibilità di affiancare sketch veloci al suo interno. Vedremo.

Supporto

Questo è l’utilizzo di Notion che ha giovato alla mia professione (e non solo); il concetto che credo sia più importante, al di là dell’applicazione, è l’utilità di trovare un hub che possa raccogliere tutto ciò che ho descritto in precedenza.

In base ai gusti può essere Notion come qualsiasi app che possa venirvi utile e più comoda da usare, oppure anche il semplice blocco per gli appunti in formato A5 che tanto adoriamo.

L’importante è trovare il supporto giusto per rendere più facile la vita professionale.

[^1]: Diminutivo di Bullet Journal, metodo davvero molto pratico ed efficace per gestire dalla giornata all’anno intero

Immagine di testa by Kelly Sikkema on Unsplash

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2 pensieri riguardo “[iPadOS] Notion

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